No mundo dos negócios, tempo é dinheiro: e ninguém quer perder nenhuma dessas duas moedas. Com o intuito cada vez mais de otimizar os processos e gerar estruturas mais rentáveis, algumas tendências começam a se destacar pelos resultados que elas apresentam. Uma delas é o chamado Escritório de Projetos ou PMO (Project Management Office).

Garantir eficiência com agilidade em projetos é um imperativo para ser competitivo no mercado. Exatamente para fazer acontecer e tirar do papel os projetos é que esta prática tem se disseminando nas organizações e apresentando resultados positivos. O Escritório de Projetos é como uma divisão dentro da empresa focada em um objetivo específico, esta divisão se esforça para padronizar e garantir economias na execução de projetos, além de detalhamentos de passo a passo para garantir sua efetividade. O PMO é a fonte de documentação, orientação e métricas na execução de projetos e subprojetos vinculados aos objetivos gerais de negócios da matriz ou cliente. Agora vamos entender o motivo disso estar dando tão certo no mercado.

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Quais os reais ganhos do Escritório de Projetos?

Imagine uma equipe montada com especialistas focados em um objetivo. É como reunir as ferramentas ideais para uma função específica. Em uma pesquisa sobre a implantação de PMO nas empresas, pôde-se constatar que o perfil empresarial que mais adota este modelo são empresas multinacionais (pela alta demanda dos projetos) e seu reflexo se apresenta na ampliação da rentabilidade, na taxa de sucesso, além de trazer um nível de especialização muito maior aos projetos, resultando em uma entrega com maior qualidade, mais velocidade e processos mais aprimorados.

Quais as principais responsabilidades de um PMO?

O escopo de um Escritório de Projetos envolve gestão de pessoas, de processos e metodologia e também de tecnologia. Essas características são variáveis de acordo com o projeto e vai depender da necessidade e do nível de maturidade da empresa. Esta metodologia é eficaz para qualquer tipo de projeto, porém eles são mais comuns no âmbito de TI, até pela complexidade que estas demandas exigem.

Neste aspecto, o escopo de atividades costuma ser mais amplo, pois fornece padrões metodológicos nos processos de forma alinhada aos interesses da corporação e constrói conhecimento e habilidades para melhorar a capacidade e qualidade das entregas.

10 motivos para você considerar a adoção de uma PMO

Mauro Sotille, especialista no assunto que escreveu o livro “PMO: Implantação de Escritórios de Projetos”, listou 10 motivos de grande relevância que esclarecem os principais pontos dos benefícios que a adoção do Escritório do projeto agregam à gestão.

1- Estabelece uma cultura organizacional mais propícia ao desenvolvimento de projetos;

2- Aumenta a taxa de sucesso dos projetos, estabelecendo um controle mais efetivo sobre requisitos, prazo, custo, recursos e qualidade, com impacto direto na capacidade de trabalho da organização;

3- Dá um foco estratégico ao desenvolvimento de projetos, estabelecendo alinhamento dos projetos com as metas corporativas de negócios;

4- É o ponto primário de escalação. Para que um projeto seja bem-sucedido deve haver resolução de conflitos e negociação de soluções. Parte da tarefa de um PMO é mitigar soluções. O PMO possui melhores condições de ter uma visão mais abrangente da situação;

5- Disponibiliza informações confiáveis sobre os projetos para a tomada de decisões pela alta administração;

6- Melhora o processo de decisão, incrementando a transparência e a visibilidade do andamento dos projetos;

7- Reduz ameaças e riscos de falhas e aumenta as oportunidades;

8- Controla prioridades de projetos e recursos;

9- Tem uma comunicação mais eficaz entre projetos, departamentos e níveis hierárquicos, garantindo não apenas que a comunicação esteja ocorrendo, mas, principalmente, que a comunicação esteja sendo entendida;

10- Aumenta a satisfação dos clientes dos projetos.

Um PMO é uma tendência que já é realidade em muitas empresas e que apontam soluções práticas para os desafios de hoje.